Pelaksanaan RUPS Modern menurut UU 40/2007 bagian 2

Permasalahan filosofi dan teknis
pelaksanaan RUPS melalui media telekonferensi
menurut pasal 77 Undang-Undang nomor 40 tahun 2007

Pada bagian ini penulis akan menguraikan analisa terhadap pokok permasalahan teknis dari RUPS Modern menurut pasal 77 UU 40/2007, yaitu mengenai proses pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dari Notulen Rapat yang diselenggarakan melalui media telekonferensi.
Tindakan apa yang diperlukan oleh sang Notaris sebelum membuatkan Akta Pernyataan Keputusan RUPS tersebut ?

Namun sebelumnya jika ada pembaca yang ingin mengetahui sedikit tentang keberadaan RUPS Konvensional dan RUPS Modern dapat dilihat di pesan yang ada di group milis Notaris_Indonesia

Langkah-langkah yang akan dilakukan oeh seorang Notaris pada saat diminta bantuannya oleh kliennya untuk membuat Akta Pernyataan Keputusan RUPS sebagai berikut....

Yang pasti sang Notaris wajib meminta Notulen Rapat yang asli, nah disini mungkin sudah dapat membingungkan sang Notaris, oleh karena bisa jadi ada 2 eksemplar Notulen Rapat, yang satu eksemplar ditanda tangani secara fisik oleh sebagian peserta rapat, sedangkan yang lain ditanda tangani secara elektronik oleh sebagian peserta rapat yang lain atau mungkin juga 1 eksemplar Notulen Rapat dengan waktu penanda tanganan yang berbeda beberapa saat.
Karena sang Notaris dianggap sebagai orang yang paham hukum dan pakar hukum, maka dia mencari-cari definisi tanda tangan elektronik di dalam UU 40/2007, namun setelah dicari didalam penjelasan pasal 77 UU tersebut, ternyata tidak didapatkan definisi mengenai tanda tangan elektronik, maka dibolak baliklah UU tersebut, dan ternyata sang Notaris menemukan satu ”ayat ajaib” yaitu pasal 10 ayat 6 ( dibagian penjelasannya ) dengan materi muatan sebagai berikut :
Yang dimaksud dengan ”tanda tangan secara eletronik” adalah tanda tangan yang dilekatkan atau disertakan pada data elektronik oleh pejabat yang berwenang yang membuktikan keotentikan data yang berupa gambar elektronik dari tanda tangan pejabat yang berwenang tersebut yang dibuat melalui media komputer.
Kalau dianalisa sungguh definisi yang semrawut dan tidak sesuai dengan hukum pembuktian yang ada. ( Silahkan pembaca menganalisanya sendiri unsur-unsur dari definisi tersebut ).
Unsur-unsur dari definisi tersebut :
- tanda tangan yang dilekatkan atau disertakan pada data elektronik
- oleh pejabat yang berwenang
- yang membuktikan keotentikan data
- berupa gambar elektronik dari tanda tangan pejabat yang berwenang tersebut
- dibuat melalui media komputer
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan tanda tangan elektronik tersebut adalah gambar elektronik dari tanda tangan si pejabat yang dibuat melalui media komputer ( bisa melalui scanner ).
Bandingkan dengan definisi tanda tangan elektronik yang dimuat dalam pasal 1 angka 12 UU 11/2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik ( UU ITE ) :
” Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.”
Dan diuraikan lebih lanjut dalam pasal 11 dan pasal 12 UU ITE yang berbunyi sebagai berikut :
Pasal 11
(1) Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan;
b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan;
c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
d. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya; dan
f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.
(2) Ketentuan lebih lanjut tentang Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah.
Dan penjelasannya dalam pasal 11 ayat 1 sebagai berikut :
Undang-Undang ini memberikan pengakuan secara tegas bahwa meskipun hanya merupakan suatu kode, Tanda Tangan Elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan tanda tangan manual pada umumnya yang memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum.Persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal ini merupakan persyaratan minimum yang harus dipenuhi dalam setiap Tanda Tangan Elektronik. Ketentuan ini membuka kesempatan seluas-luasnya kepada siapa pun untuk mengembangkan metode, teknik, atau proses pembuatan Tanda Tangan Elektronik.
Pasal 12
(1) Setiap Orang yang terlibat dalam Tanda Tangan Elektronik berkewajiban memberikan pengamanan atas Tanda Tangan Elektronik yang digunakannya.
(2) Pengamanan Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sekurang-kurangnya meliputi:
a. sistem tidak dapat diakses oleh Orang lain yang tidak berhak;
b. Penanda Tangan harus menerapkan prinsip kehati-hatian untuk menghindari penggunaan secara tidak sah terhadap data terkait pembuatan Tanda Tangan Elektronik;
c. Penanda Tangan harus tanpa menunda-nunda, menggunakan cara yang dianjurkan oleh penyelenggara Tanda Tangan Elektronik ataupun cara lain yang layak dan sepatutnya harus segera memberitahukan kepada seseorang yang oleh Penanda Tangan dianggap memercayai Tanda Tangan Elektronik atau kepada pihak pendukung layanan Tanda Tangan Elektronik jika:
1. Penanda Tangan mengetahui bahwa data pembuatan Tanda Tangan Elektronik telah dibobol; atau
2. keadaan yang diketahui oleh Penanda Tangan dapat menimbulkan risiko yang berarti, kemungkinan akibat bobolnya data pembuatan Tanda Tangan Elektronik; dan
d. dalam hal Sertifikat Elektronik digunakan untuk mendukung Tanda Tangan Elektronik, Penanda Tangan harus memastikan kebenaran dan keutuhan semua informasi yang terkait dengan Sertifikat Elektronik tersebut.
(3) Setiap Orang yang melakukan pelanggaran ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertanggung jawab atas segala kerugian dan konsekuensi hukum yang timbul.

Jadi tanda tangan elektronik yang sah adalah tanda tangan berupa suatu rangkaian kode ( bukan gambar tanda tangan) yang harus memenuhi 6 syarat minimum dalam pasal 11 UU ITE ditambah dengan 1 pengaman yang harus memenuhi 3 syarat minimum dalam pasal 12 UU ITE.

Sungguh konyol jika ada seorang Notaris yang mau membuatkan Akta Pernyataan Keputusan RUPS dari suatu Notulen Rapat Umum Pemegang Saham dimana diakui bahwa rapat diadakan melalui media telekonferensi dan salah satu tanda tangan peserta rapat dibuat sesuai dengan penjelasan pasal 10 ayat 6 tersebut (tanda tangan hasil scan ).

Yang berikutnya pasti sang Notaris terkendala oleh 3 permasalahan yang sudah penulis uraikan di atas.
Berdasarkan uraian analisa sederhana di atas penulis menarik suatu kesimpulan mengenai permasalahan teknis dari pelaksanaan RUPS Modern sebagai berikut :
Selama tidak ada suatu program software yang dapat mengintegrasikan audio, visual dan dokumen yang dapat ditanda tangani secara elektronik, maka sebelum dibuatkan Akta Pernyataan Keputusan RUPS harus dibuktikan lebih dahulu bahwa apa yang dibicarakan dalam rapat adalah benar-benar sama dengan yang tercantum dalam Notulen Rapat.
Sebagai seorang Notaris yang profesional sangat perlu selalu menerapkan asas kehati-hatian dalam menjalankan jabatan anda, maka janganlah tergesa-gesa menelan mentah-mentah permintaan klien anda untuk membuat Akta PKR dari RUPS Modern.
Lalu apakah solusinya bagi permasalahan tersebut ??
Saran solutif penulis yaitu :
Jika diantara para pemegang saham memang sudah terjadi kesepakatan mengenai pokok-pokok acara yang akan dibicarakan dalam RUPS, sebaiknya pakai cara pasal 91 UU 40/2007 yaitu mengambil keputusan yang mengikat diluar RUPS ( dikenal dengan sebutan circular resolution ).
Jika tetap mau diadakan RUPS dengan menggunakan media telekonferensi, sebaiknya peserta Rapat yang tidak dapat hadir di tempat rapat (host), memberi kuasa kepada seseorang, dan setelah diadakan telekonferensi, maka diadakan RUPS sesuai pasal 76 UU 40/2007 ( RUPS konvensional ).

Silahkan pembaca membandingkan dengan pendapat penulis sebelumnya di group milis Notaris_Indonesia.
Sesungguhnya disini terdapat permasalahan yang sangat menarik untuk dibahas dalam suatu karya ilmiah yaitu adanya norma yang kabur dalam UU 40/2007 khususnya mengenai definisi tanda tangan elektronik dan jika dikaitkan dengan keberlakuan UU ITE asas apakah yang dapat digunakan untuk memberlakukan definisi tanda tangan elektronik dalam UU PT tersebut, asas lex specialis derogat legi generalis ataukah lex posterior derogat legi priori ?

Pelaksanaan RUPS Modern menurut UU no 40 th 2007

Permasalahan filosofis dan teknis
dari pelaksanaan RUPS melalui media telekonferensi
menurut pasal 77 Undang-Undang nomor 40 tahun 2007

Undang-undang nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT) menyediakan 2 macam cara pelaksanaan RUPS yaitu :
RUPS Konvensional dan RUPS Modern ( sebutan/istilah dari Penulis ) sesuai pasal 76 dan pasal 77 UU PT.

Penulis berasumsi bahwa pembaca telah membaca dan menganalisa setiap unsur dan syarat bagi penyelenggaraan RUPS-RUPS tersebut, oleh karena itu kita langsung aja ke pokok permasalahannya.
Permasalahan :
1. Ketentuan yang memuat mengenai pelaksanaan RUPS Modern adalah ketentuan mengenai pemenuhan atas asas pemanfaatan teknologi, namun apakah ketentuan tersebut sudah memenuhi asas manfaat ?
2. Jika RUPS tersebut membutuhkan pemberitahuan ke dan/atau persetujuan oleh Menteri Hukum dan HAM, maka Notulen RUPS Modern tesebut wajib dinyatakan dalam bentuk Akta Otentik yang dibuat dihadapan Notaris; bagaimana pedoman atau apakah hal-hal yang perlu diambil oleh seorang Notaris dalam membuat Akta Pernyataan Keputusan RUPS tersebut ?

Dari segi aspek hukum Pembuktian maka Pelaksanaan RUPS Modern sampai saat ini tidak mudah untuk membuktikan apakah pelaksanaan RUPS Modern tersebut sah atau tidak, karena syarat-syarat yang ditetapkan dalam UU PT adalah adanya integrasi antara teknis pelaksanaan RUPS dengan Notulen rapat yang harus ditanda tangani oleh semua peserta rapat.
Pertama yang harus dibuktikan adalah setiap peserta rapat harus benar-benar terbukti dapat saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat; hal ini dapat dengan mudah dibuktikan dengan rekaman data audio visual.
Kedua harus dapat dibuktikan bahwa Notulen Rapat telah ditandangani secara fisik atau secara elektronik oleh semua peserta rapat, disini mulai terlihat kerumitan pembuktian tentang sahnya tanda tangan masing-masing peserta apakah benar-benar telah ditanda tangani sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku? Dan apakah dokumen Notulen Rapat yang ditanda tangani secara fisik adalah dokumen yang sama isinya dengan dokumen yang ditanda tangani secara elektronik ?
Ketiga apakah bukti pelaksanaan Rapat yang terekam dalam data audio visual tersebut benar-benar menghasilkan Notulen Rapat yang sudah ditanda tangani semua peserta rapat?
Terhadap permasalahan yang kedua walaupun rumit masih dapat ditempuh cara-cara yang dapat dipertanggungjawabkan dari sisi hukum pembuktian bahwa dokumen yang ditanda tangani secara fisik adalah sama dengan dokumen yang ditanda tangani secara elektronik.
Namun terhadap permasalahan yang ketiga penulis sampai saat ini tidak menemukan suatu program software yang dapat mengintegrasikan program audio visual dengan dokumen elektronik yang menyediakan fasilitas tanda tangan secara elektronik.

Dengan adanya permasalahan-permasalahan pembuktian sah atau tidaknya suatu RUPS yang diselenggarakan melalui media telekonferensi sangatlah sulit untuk dikatakan pelaksanaannya sudah memenuhi asas manfaat.
Kesimpulan mengenai permasalahan filosofis yang terkandung dalam benturan penerapan asas pemanfaatan teknologi dan asas manfaat, menurut penulis adalah sebagai berikut : asas pemanfataan teknologi hanya dapat diterapkan dalam suatu peristiwa khususnya di bidang hukum apabila asas tersebut memenuhi asas manfaat (bermanfaat baik dari segi materiil maupun non materiil) bagi penggunanya dan bagi penegakkan hukumnya. ( Silahkan para pakar hukum menganalisa pernyataan tersebut ).
Bersambung....

Praktek Pelaksanaan Pembubaran PT

        Dalam praktek pembubaran Perseroan menurut UU 40/2007 akibat keputusan RUPS ternyata terdapat inkonsistensi pelaksanaan pasal 152 ayat 5 UU 40/2007 yang mengatur tentang pencatatan berakhirnya status badan hukum Perseroan dan menghapus nama Perseroan dalam Daftar Perseroan.


        Pembubaran Perseroan dalam UU 40/2007 diatur dalam pasal 142 sampai dengan pasal 152, dimana yang berbeda dengan pengaturan dalam UU 1/1995(pasal 114 s/d pasal 124) adalah mengenai berakhirnya status badan hukum Perseroan. Dalam UU 40/2007 ditegaskan bahwa Menteri akan mencatat berakhirnya status badan hukum Perseroan yaitu setelah mendapatkan pemberitahuan dari Likuidator tentang hasil akhir proses likuidasi yang dicantumkan dalam RUPS "terakhir".

        Untuk lebih jelasnya berikkut ini diuraikan langkah-langkah pembubaran PT berdasarkan RUPS :

1. Pelaksanaan RUPS dengan materi acara Pembubaran PT diikuti dengan penunjukan Likuidator untuk melakukan proses likuidasi ( pasal 142 ayat 1 dan 2 )

2. Dalam jangka waktu 30 hari terhitung sejak tanggal pembubaran Perseroan, Likuidator harus mengumumkan dalam Surat Kabar dan Berita Negara Republik Indonesia serta memberitahukan kepada Menteri ( pasal 147 ayat 1). Catatan : Dalam tahap ini Menteri hanya mencatat bahwa Perseroan dalam likuidasi.

3. Dalam tahap pemberesan harta kekayaan Perseroan, Likuidator wajib mengumumkan dalam Surat Kabar dan BNRI mengenai Rencana pembagian kekayaan hasil likuidasi (pasal 149 ).

4. Dan terakhir diadakan RUPS tentang pertangggung jawaban Likuidator dalam melaksanakan proses likuidasi, sekaligus memberikan pelunasan dan pembebasan kepada Likuidator; yang diikuti pengumuman dalam Surat Kabar mengenai hasil akhir proses likuidasi dan pemberitahuan kepada Menteri.(pasal 152 ayat 3)

5. Menteri mencatat berakhirnya status badan hukum Perseroan dan menghapus nama Perseroan dari Daftar Perseroan diikuti dengan pengumuman dalam BNRI (pasal 152 ayat 5 jo ayat 8).

Singkatnya Likuidator harus mengumumkan 3 kali dalam Surat Kabar ( mengenai pembubaran, rencana pembagian kekayaan hasil likuidasi dan hasil akhir proses likuidasi ) dan 1 kali dalam BNRI (mengenai pembubaran), serta memberitahukan kepada Menteri 2 kali (mengenai pembubaran dan hasil akhir likuidasi).

        Dalam praktek ketika memasukkan data untuk memenuhi ketentuan pasal 152 ayat 3 (proses pemberitahuan hasil akhir likuidasi ) ternyata data di database sisminbakum telah dihapus. Rupanya pada waktu pertama kali melaporkan/memberitahukan pembubaran Perseroan, seketika itu pula Menteri ( melalui Sisminbakum ) melakukan pencatatan berakhirnya status badan hukum Perseroan. ( seharusnya Menteri hanya melakukan pencatatan bahwa Perseroan dalam proses likuidasi ).

Jadi dalam praktek Berita Acara RUPS "terakhir" yang berisi hasil akhir proses likuidasi dan pelunasan serta pembebasan likuidator tidak dapat diberitahukan
kepada Menteri melalui Sismnbakum, oleh karena data Perseroan telah dihapus.

        Hal ini menimbulkan pertanyaan apakah implikasinya bagi likuidator bila prosedure  pasal 152 ayat 3 UU 40/2007 tidak dilaksanakan ? Menurut penulis terhadap permasalahan ini perlu diadakan analisa yang lebih mendalam.

        Dari uraian di atas dapat disimpulkan kapan status badan hukum suatu Perseroan benar-benar berakhir; yaitu bukan oleh karena pencatatan yang dilakukan oleh Menteri namun pada saat telah dilakukan pemberesan dan pertanggungjawaban likuidator telah diterima oleh RUPS demikian sesuai pasal 143 UU 40/2007 ayat 1.

Saran :

Perlu diadakan koreksi terhadap ketentuan dalam pasal 152 ayat 5 dan ayat 6 yang mengesankan bahwa hapusnya/berakhirnya status badan hukum Perseroan dengan adanya tindakan pencatatan oleh Menteri. Tindakan pencatatan oleh Menteri adalah suatu tindakan administratif yang tidak mempunyai implikasi hukum apapun terhadap hapusnya/berakhirnya suatu Perseroan.

 

 

 

Perubahan Anggaran Dasar PT sesuai UU 40/2007

Dengan berlakunya UU 40/2007 pada tanggal 16 Agustus 2007, maka perlulah para notaris mulai ikut menyesuaikan Akte Pendirian Perseroan Terbatas sesuai dengan UU tersebut.

Dari "draft" yang beredar dikalangan notaris saat ini terlihat terlalu sederhana dan diperkirakan akan merepotkan para klien ( harus belajar UU PT, tidak cukup melihat ketentuan yang ada dalam Anggaran Dasar PT).

Selama ini saya memakai model 3 dari blangko akte yang dikeluarkan Oleh Menteri Kehakiman. Saya menilai bahwa blangko tersebut cukup representatif untuk tetap dipakai dengan perubahan sedikit disana sini.
Adapun point2 yang perlu dirubah dari model 3 AD versi lama menurut saya adalah :

1. Pasal 4 ayat 3 Mengenai penempatan dan penyetoran modal; perlu dibuat klausula yang menyebutkan pengambilan dan penyetoran akan disebutkan dibagian akhir akte ( bukan dicantumkan dalam pasal 4 tsb );

2. Masih didalam pasal 4 perlu ditambahkan pengaturan tentang pengurangan modal baik modal dasar mapun modal yang ditempatkan dan disetor yang hanya dapat dilakukan dengan persetujuan RUPS sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku;

3. Pasal 11 Tugas dan wewenang Direksi perlu ditambahkan 1 ayat ttg kewajiban menyusun rencana kerja tahunan (pasal 63 dan pasal 64 UU PT);

4. Pasal 11 ayat 5 bisa dihapus ( kewajiban mengumumkan dalam 2 koran atas perbuatan menngalihkan/ melepaskan asset >50%;

5. Paal 18 RUPS perlu disesuaikan ayat 2nya dengan menambahkan 1 point acara yaitu : laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilakukan oleh Dewan Komisaris;

6. Pasal 20 Tempat dan Pemanggilan RUPS ayat 2 dihapus sebagian mulai dari kalimat :..."dalam hal yang mendesak jangka waktu tersebut dapat dipersingkat paling lambat 7 hari sebelum ada rapat"... ( baca pasal 82);

7.Pasal 23 Penggunaan Laba khususnya ayat 4 jangka waktu pengambilan deviden dalam dana cadangan dirubah dari 5 tahun menjadi 10 tahun;

8. pasal 26 ayat 2 Pengumuman rencana penggabungan, peleburan dan pengambilalihan dalam 1 koran dan pengumuman tertulis kepada karyawan dalam jangka waktu 30 hari sebelum RUPS.

9. Pasal 27 Pembubaran dan likwidasi khususnya ayat 5 Likwidatur wajib mengumumkan dalam BNRI dan 1 Koran (cukup) dalam jangka waktu 30 hari sejak tgl pembubaran dan dlm jangka waktu 60 hari harus beritahu Menteri ( baca pasal 146 ).

Selengkapnya dapat didownload dari : milis Notaris Indonesia dibagian Files sub Badan Hukum&Penanaman Modal (ada beberapa versi)

Silahkan pembaca menambahkannya.

Terima kasih.
Jusuf Patrick